Een quiz organiseren, hoe begin je er aan?

Het is een manier om geld in het laatje te krijgen en dus is het bij vele jeugd-, school- of sportverenigingen een jaarlijks weerkomende activiteit: een quiz. De mensen die komen, verwachten natuurlijk wel waar voor hun geld en dus is het de taak van de organisatoren om interessante vragen en opdrachten te verzinnen. Op de avond of de middag zelf moet gezorgd worden voor voldoende zitplaatsen, papier, pennen, een natje en een droogje en natuurlijk mooie en nuttige prijzen.

Wanneer vindt de quiz plaats?

Eerste werk wanneer je een quiz wil organiseren: een datum prikken. Op het eerste zicht lijkt dit niet moeilijk, maar er zijn wel een paar dingen waar je rekening mee moet houden.

Medewerkers

Een eerste vereiste is natuurlijk dat al de medewerkers vrij moeten zijn op de geprikte datum. Een quiz met een quizmaster die op dat moment ergens op een huwelijksfeest aanwezig moet zijn, is niet erg interessant. Een quiz met een quizmaster maar niemand om zich met de drankjes en de hapjes bezig te houden, dat gaat natuurlijk ook niet. Neem er dus even allemaal je agenda bij en kies een datum die bij iedereen open staat. Blokkeer meteen ook allemaal de datum en het uur, zodanig dat je er later niets anders kan plannen.

Activiteiten in de buurt

Heb je een datum gevonden die voor iedereen past, zoek dan nog even op welke andere activiteiten er op die datum in de buurt worden georganiseerd. Een Valentijnsquiz wanneer er al drie andere gepland zijn door andere verenigingen, zal niet veel volk lokken. Een quiz tijdens de aankomst van Sinterklaas ook niet. Andere te mijden data: de wettelijke feestdagen, de dagen waarop grote sportmanifestaties plaatsvinden (WK, EK, wielrennen, etc.), data waarop lokale activiteiten plaatsvinden (carnavalsstoet, volksfeesten, etc.), de periode van de communifeesten en tijdens de vakantieperioden. Het beste is dus om een zo neutraal mogelijke datum te nemen.

De dag

Qua dag is het beste een vrijdagavond, een zaterdagmiddag of -avond of nog een zondagmiddag. Zondagavond is te mijden aangezien de mensen 's anderendaags naar hun werk moeten en dus vroeger naar huis zullen gaan dan op vrijdag of zaterdag. Weekdagen zijn om dezelfde reden minder geschikt.

Maak publiciteit en zoek deelnemers

Klaar. De datum is geprikt. Nu moet er publiciteit gemaakt worden voor de quiz en moeten er deelnemers gezocht worden. Belangrijk is ook wel om vooraf een maximum aantal deelnemers vast te leggen. Denk aan de capaciteit van je zaal. Bedenk hoe er ingeschreven moet worden: per telefoon of op een mailadres. Vergeet dit vooral niet te vermelden anders zou je de dag zelf wel eens voor verrassingen kunnen komen te staan. Geen kat en al het werk voor niets verricht of juist een overrompeling en geen plaats om al die mensen te zetten. Je wil het niet meemaken!

Eigen leden

Natuurlijk kan je eerst beginnen bij je eigen leden. Jeugd- en sportverenigingen kunnen hun leden en de ouders van hun leden aanspreken. Spoor ze aan om familie en vrienden mee te brengen. Scholen kunnen hun leerlingen en hun ouders aanspreken. Deze mensen kunnen op hun beurt ook andere familieleden en vrienden meebrengen om tot een volledige tafel te komen. Maar sommige verenigingen zijn te klein en hebben niet genoeg leden. Dan moeten er natuurlijk andere middelen aangesproken worden.

Andere lokale verenigingen

Spreek de andere verenigingen eens aan. Misschien vinden de leden van de basketbalclub het wel leuk om bij de voetbalclub te gaan laten zien dat zij slimmer zijn. Ook bij culturele verenigingen vind je vast wel quizliefhebbers. Daag de concurrerende jeugdvereniging uit. Spreek de locale scholen aan.

Sociale media

Een populaire manier om publiciteit te maken: sociale media. Spreek dus je contacten aan en vraag om te delen. Vermeld duidelijk hoeveel deelnemers er maximum mogen deelnemen. Vol is vol. Het is dus belangrijk om er vlug bij te zijn.

De klassieke manier: kranten en winkels

Het is misschien niet meer van deze tijd, maar het werkt toch ook. Reclame maken in kranten. Voor een paar euro's kan je een aankondiging zetten in een lokale krant en zo quizliefhebbers aantrekken. Ook in grootwarenhuizen of in lokale winkels kunnen affiches worden opgehangen. Daarnaast kan je ook gaan flyeren in de buurt.

Persoonlijk contact

Spreek zeker ook je vrienden, collega's, buren, kennissen en familie aan. Een quiz is een leuke manier om samen rond een tafel te zitten en een leuke tijd door te brengen. Na de quiz is er ook nog wat tijd om bij een natje en een droogje nog wat bij te praten.

De vragen opstellen

Je hebt een datum en de inschrijvingen beginnen binnen te lopen. Nu moet je natuurlijk ook nog een quiz samenstellen. Een secuur werkje dat best door een paar mensen samen kan gedaan worden. Het spreekt voor zich dat de mensen die de quiz samenstellen zelf niet deelnemen en hun mond moeten houden tegen vrienden en kennissen die wel deelnemen.

Categorieën samenstellen

Een eerste werkje is het opstellen van de verschillende categorieën. Die kan je afstemmen op de vereniging die de quiz organiseert en op het eventuele (goede) doel waarvoor je speelt. Een tiental categorieën volstaat meestal. Populaire categorieën zijn: sport, muziek, film, actualiteit, geschiedenis, eten en drinken, dieren, foto's, raadsels en droedels, spreekwoorden en algemeen. Speel je je quiz ter gelegenheid van een speciale dag (Valentijn, Halloween, Sinterklaas, etc.) dan kan je een categorie hieraan aanpassen. Per categorie zal je zo'n tien tot vijftien vragen moeten maken. Om makkelijk te tellen maak je bijvoorbeeld tien categorieën van tien vragen. Zo kom je aan 100 wat makkelijk telt om de score te bepalen op het einde. Bij een ex-aequo zal je een schiftingsvraag moeten stellen. Daar moet je ook op voorhand over nadenken natuurlijk. Het is niet de bedoeling dat je voor een voldongen feit staat en dan met je mond vol tanden staat.

Vragen zoeken

Per categorie moet je nu een aantal vragen zoeken. Hiervoor kan je terecht op internet, in boeken, in tijdschriften. Hou bij het stellen van je vragen rekening met de deelnemers en de leeftijd van de deelnemers. Heb je een quiz in een voetbalclub, dan mag je wel wat vragen stellen over voetbal maar er moeten ook wat andere vragen bij want niet al je deelnemers zijn leden van de club of voetballiefhebbers. Heb je een gemengde groep qua leeftijd, stel dan niet alleen vragen over liedjes uit de hitparade maar ga dan ook wat terug in de tijd. Voeg ook een paar dubbelzinnige en grappige vragen toe. Het moet niet altijd ernstig zijn, er mag ook al eens gelachen worden!

Checken en dubbelchecken

Bij iedere vraag geldt dat je de antwoorden moet checken en dubbelchecken. Ga niet zo maar af op je eigen kennis of op iets van horen zeggen. Soms is iets waarvan je al heel je leven denkt dat het zo is, misschien helemaal niet juist. Je antwoorden moeten waterdicht zijn want bij elke quiz zitten er wel mensen die op alles vitten en commentaar hebben. Weet waar je je gegevens hebt gehaald en zorg er voor dat je met bewijzen kan afkomen indien nodig. Vind je tegenstrijdige antwoorden op je vraag, ga dan voor een andere. Speel op veilig, zeker als je zelf niet zo'n doorgewinterde quizzer bent!

Tussencategorieën

Soms is het leuk om ook met tussencategorieën te werken. Dit zijn kleine opdrachten die uitgevoerd moeten worden tijdens de vragenrondes. Dit kunnen droedels zijn, rebussen, raadsels, etc. Per tafel moet een persoon zich hier dan mee bezig houden want de rest moet zich natuurlijk op de vragen concentreren.

De zaal in orde brengen

Je hebt je inschrijvingen, je hebt je quizvragen. Nu moet er nog voor de praktische kant gezorgd worden. Want op de dag zelf mag natuurlijk niets ontbreken en mag er niets mislopen. Ook dat vraagt voorbereiding!

Tafels, pennen en papier

Zet het juiste aantal tafels en stoelen klaar. Hoeveel groepen van hoeveel personen zijn er? Bedek de tafels eventueel met papieren tafelkleden of met placemats. Zorg voor kladpapier en voor een aantal pennen per tafel. Niet iedereen loopt altijd met schrijfgerief op zak. Vergeet ook de tafel van de quizmaster niet alsook de tafel voor de juryleden en de tafel met de prijzen. Verder is er ook nog een tafel nodig voor de kassa en de drankbonnetjes.

Namen van de quizploegen

Bij het inschrijven geven de ploegen hun quiznaam op. Dit stelt je in staat om de namen op bordjes te schrijven en deze bordjes op de tafels te zetten. Zo weet iedereen wie wie is.

Beamers en laptops

Zijn er genoeg laptops voorhanden? Zijn ze opgeladen of zijn er stopcontacten voorhanden? Is er een beamer beschikbaar of moet die zelf meegebracht worden? Is er een muur waar op kan geschenen worden? Werkt alles? Zet alles een paar uur op voorhand klaar en test alles grondig uit.

Te warm of te koud?

Controleer de temperatuur in de zaal. Is het te koud, zet dan de verwarming even op. Is het te warm, open dan de ramen.

Benodigd aantal mensen

Een quiz is meer dan deelnemers en een quizmaster. Er komt heel wat meer volk aan te pas en daar moet ook voor gezorgd worden.

Kassa en serveerders

Bij het binnenkomen, moet er iemand aan de kassa zitten. Er moet betaald worden voor de quiz zelf en er moeten bonnetjes voor de natjes en de droogjes worden verkocht. Voor de drank en de snacks moeten de nodige serveerders voorzien worden.

Quizmasters en juryleden

Verder zijn er een maar beter twee quizmasters nodig. Zo kan de ene de vragen voorlezen en de andere de laptop bedienen. Of de twee quizmasters kunnen de vragen alternerend voorlezen. Ze kunnen voor elkaar inspringen moest er een (technisch) probleem zijn. Naast de quizmasters zijn er ook twee of meer juryleden nodig. Zij kunnen de antwoorden reeds beginnen te verbeteren tijdens de volgende ronde. Zo moeten de deelnemers niet te lang wachten op de uitslag na de laatste ronde. Ook kunnen er dan tijdens de quiz al tussenstanden worden meegedeeld. Dit drijft de competitiviteit een beetje op.

Wat kan je zoal serveren?

Tijdens de quiz wordt er graag iets gedronken. Zorg dus voor voldoende frisdrank, voor een fris wijntje en de nodige pintjes bier. Ook de maag wil wel wat. Zorg voor hapklare dingen zoals nootjes, chips, blokjes kaas, blokjes salami, een bordje gezonde groenten met dipsaus, toastjes, kleine broodjes, plakjes cake, wafeltjes, koekjes, etc. Eventueel warme hapjes als minipizza's of kleine croques of nog een kommetje soep.

Prijzen

Aantal prijzen

Het aantal prijzen zal afhangen van wat je de deelnemers beloofd hebt. Heb je voor alle deelnemers een prijs beloofd, dan kan je grote en kleine prijzen klaarzetten. Je kan dan de eerste ploeg eerst laten kiezen, daarna de tweede ploeg, etc. Waarschijnlijk zal de eerste ploeg dan wel met de mooiste prijzen gaan lopen, maar daarom ben je ook eerst nietwaar?

Heb je alleen prijzen beloofd voor de eerste drie ploegen, dan moet je alleen voor grote prijzen zorgen. Voor de anderen kan je een troostprijs voorzien, bijvoorbeeld een gratis consumptie. Zo gaat iedereen toch tevreden naar huis.

Sponsoring vragen

Om aan prijzen te raken, kan je bij grote bedrijven sponsoring vragen. Grote bedrijven hebben vaak relatiegeschenken. Wanneer ze producten over hebben, willen ze je die wel eens geven als je er om vraagt. Begin wel ruim op tijd aan je prijzenjacht want bij sommige bedrijven duurt het enkele weken alvorens je prijzenpakket klaar ligt.

Goedkope prijzen

Spendeer een klein deel van je budget aan leuke prijzen. Als je even de tijd neemt om goed rond te kijken, kan je toffe prijzen voor zachte prijsjes kopen. Grote voorwerpen vallen sneller op en zien er duurder uit. Dat maakt meer indruk dan een kleine, dure prijs. Pak je prijzen feestelijk in, dat oogt mooier. Zo kan je een mand maken met etenswaren of schoonheidsproducten. Met een grote strik rond staat dit ook chique. Weet je lang op voorhand dat je een quiz gaat organiseren, denk dan ook eens aan de koopjesperiode. Mooie en nuttige spulletjes liggen hier dan vaak aan halve prijs in de rekken.

Veel plezier en moge de beste winnen!