Zelf een origineel evenement of feest organiseren

Of het nu een buurtfeest, verjaardag, huwelijk of grootschalig zakelijk congres is. Een evenement of feest heeft iedereen wel eens. Wil jij zelf ook eens een spetterende party of succesvol evenement organiseren? Volg dan dit stappenplan en maak ook jouw feest tot een succes.

Plan van aanpak

Als je allerlei ideeën hebt ben je vaak snel geneigd direct te beginnen. Toch is dit niet handig. Je loopt het risico dingen over het hoofd te zien en te vergeten. Verstandig is om eerst een plan van aanpak te maken.

Wat is de reden dat je het evenement of feest organiseert en wat wil je gaan organiseren?

Beperk je niet slechts tot ‘buurtfeest’ maar maak het uitgebreider bijvoorbeeld: ‘Er wordt een buurtfeest georganiseerd om een goede sfeer in de buurt te behouden, nieuwe buren te leren kennen en een gezellige dag te beleven. Je ziet de buren immers dagelijks dus is het leuk als je goed met elkaar op kunt schieten.’ Deze informatie kan nuttig zijn bij het bedenken van de uiteindelijke activiteiten.

Doelstelling, wat wil je met het evenement of feest bereiken?

Wil je een leuke dag voor alle buurtbewoners en is het van belang dat iedereen komt? Wil je een knalparty waar de jongelui uit jouw woonplaats heen kunnen? Wees specifiek, hoeveel mensen, eventuele omzet, bekendheid krijgen enz.

Doelgroep, voor wie ga je het evenement of feest organiseren?

Probeer kenmerken van je doelgroep te omschrijven. Het kan zijn dat er heel verschillende mensen komen, het is dan handig om te weten wie dat zijn, wat zijn de leeftijden, interesses en overeenkomsten in de doelgroep.

Omschrijving van de activiteiten

Hier ga je bedenken wat je allemaal wilt gaan doen. Kijk hier goed naar de dingen die je hebt opgeschreven bij de vorige 3 punten. Ga brainstormen, schrijf alles wat in je op komt op, niets is te gek. Je kunt ook thema’s bedenken of attributen die je wilt gebruiken. Informeer ook in je omgeving of doe dit in een groep als je samen met anderen iets organiseert. Anderen komen soms op originele ideeën waar je zelf niet op gekomen was. Laat je niet leiden door financiële of andere aspecten. Dat komt later wel, schrijf gewoon alle ideeën, hoe onmogelijk het ook kan zijn op. Daarna ga je selecteren en beoordelen welke ideeën bruikbaar zijn. Wees nu kritisch, ideeën die financieel onmogelijk lijken, kunnen soms op net iets andere wijze toch uitgevoerd worden en daardoor heel creatief zijn. Maak uiteindelijk een lijst van alle activiteiten die je wilt gaan doen met een uitgebreide omschrijving.

Tijdstip uitvoering plan en evenement/feest

Maak een globale schatting hoeveel tijde het organiseren in beslag gaat nemen. Bepaal wanneer het evenement of feest plaats gaat vinden en wanneer je dan moet beginnen met het uitvoeren van dit plan.

Logistiek

Maak een overzicht van alle facilitaire aspecten die bij het evenement of feest komen kijken. Denk aan de benodigde materialen maar ook aan vervoer en eventuele reserveringen, schoonmaak en opruimen of zaken waarbij je met (externe) bedrijven te maken hebt.

Maak een begroting

Probeer zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven wat het evenement/feest gaat kosten. Taakverdeling en dag planning. Als je samen met anderen werkt, maak dan een organisatieschema van alle taken en bevoegdheden van iedereen. Wie doet wat en wanneer is het klaar. Maak ook een planning van de dag van het evenement of feest.

Sponsor- en promotieplan

Als alles wat gedaan moet worden voor het organiseren op papier staat ga je een sponsor- en promotieplan op zetten. Het evenement moment echter ook gefinancierd worden en je wilt natuurlijk wel dat iedereen die je uitnodigt komt. Met onderstaand stappenplan wordt dit een stuk gemakkelijker.

Promotieplan

Je wilt graag je doelstelling halen dus bedenk wat er nodig is om dit te behalen. Ga ook voor de promotie weer brainstormen hoe je de doelgroep het beste bereikt. Doe dit op dezelfde manier als in het plan van aanpak maar dan over de promotie. Uiteindelijks selecteer weer de leukste ideeën eruit en maak je een kostenbegroting en tijdsplanning. Het kan zijn dat je bijvoorbeeld uitnodigingen gaat versturen of posters ophangen, schrijf dan leuke uitnodigende teksten die aansluiten bij de doelgroep. Je kunt bij een extern bedrijf iets laten ontwerpen maar ook zelf op de computer iets maken. Bedenk je verder dat beeld vaak meer doet dan woorden. In verschillende beeldbanken op Internet kun je afbeeldingen kopen tegen een kleine vergoeding. Natuurlijk kun je ook foto’s gebruiken om een impressie te geven.

Sponsoring

Om al je activiteiten te financieren heb je geld nodig. Als je een verjaardagsfeest organiseert zal je zelf de sponsor zijn en ben je snel klaar bij dit onderdeel. Maar ook in dat geval is het handig een overzicht op te stellen wanneer wat bedaalt moet worden zodat je dit overzichtelijk en duidelijk voor jezelf in kaart hebt gebracht.

Als je niet alles zelf financiert, maak het schema dan ook. Vul dit schema aan met gegevens van de sponsors en hoeveel iedereen betaalt. Als je met sponsors werkt zoals bedrijven, leg dan de afspraken vast in een sponsorcontract. Maak duidelijke afspraken over wat er gefinancierd wordt door de sponsor en wat de tegenprestatie is.

Veel succes en plezier bij het organiseren en uitvoeren van je eigen originele evenement of feest!